A mindennapi gyakorlat része az, hogy a magánszemélyek igyekeznek a magánkiadásaikat is a céges pénzekből fedezni. Ennek megakadályozására (megnehezítésére) mára viszonylag bonyolult szabályozási rendszert alakítottak ki, így például a céges telefonhasználat költségeire vonatkozóan. Ember legyen a talpán, aki ennyi plusz adminisztrációs feladatot és többletköltséget bevállal a telefonszámlák helyes elszámolása miatt.

Megpróbáltam összegyűjteni, hogy a munkám során milyen megoldásokkal találkoztam, ami iránymutatást adhat a saját, belső szabályok kidolgozásában:

Nincs céges telefon, nincs telefonköltség elszámolva

Jellemzően az egyéni vállalkozóknak és a néhány fős mikro-vállalkozásoknak nincsen kapacitásuk arra, hogy az összes előírásnak megfeleljenek, ezért inkább magántelefonon bonyolítják a céges beszélgetéseket is, nem tartanak fenn céges telefont, nincs elszámolva a vállalkozásban telefonköltség. Nem a legtökéletesebb megoldás, hiszen így nem szerepel minden, a vállalkozás érdekében felmerült költség az eredményben, de kétségkívül így a legegyszerűbb, és nem túl magas összegek esetében az eredménytorzító hatás is elhanyagolható.

Külön céges telefon, nincs magánhasználat

Amennyiben egy szigorú belső szabályzattal körbebástyázza magát a vállalkozás, miszerint céges telefont senki sem használhat magáncélú beszélgetésre, akkor nincs az Szja törvény szerint adóköteles jövedelem egy magánszemélynél sem, az áfa 70%-a levonható és a teljes érték elismert költség a Társasági adó törvény alapján. Az elszámoláshoz elegendő a részletes havi telefonszámla, nem kell más nyilvántartást vezetni. Nem hátrány, ha minden alkalmazottnak van saját magántelefonja, aminek semmi köze a céghez, ezzel is alátámasztva, hogy nem a céges telefont használják erre a célra.

20% magánhasználat feltételezése

Ha a belső szabályok szerint lehet magáncélra is használni a céges telefont, akkor az Szja törvény lehetőséget ad arra, hogy a teljes összeg 20%-át vélelmezd magánhasználatnak. Ekkor szintén nincs szükség tételes kigyűjtésekre, van viszont további teendő.
a) Ha a 20% magánhasználatot nem számlázod tovább és fizetteted ki a magánszeméllyel, akkor ez adóköteles jövedelem lesz, az értéke 1,18-szorosa után 15% SZJA és 22% EHO fizetendő, amit a cég köteles az államnak megfizetni. A bejövő áfa 70%-a levonható.
b) Ha a 20% magánhasználatot áfásan továbbszámlázod és kifizetteted a magánszeméllyel, akkor ez a cégnek egyéb bevétel lesz, nincs fizetendő SZJA és EHO. A bejövő áfa 70%-a levonható.

Tételes kigyűjtés

Ez megvalósulhat akár hívásnapló vezetésével is, akár a havi részletes telefonszámlán utólag, kézzel kiválogatva a magánhívásokat. Állítólag van olyan szolgáltató, ahol egy előhívószám beütésével elkülönítik a magánhasználatot és a számlán is külön tüntetik azt fel.
a) Ha a magánhasználatot nem számlázod tovább és fizetteted ki a magánszeméllyel, akkor ez adóköteles jövedelem lesz, az értéke 1,18-szorosa után 15% SZJA és 22% EHO fizetendő, amit a cég köteles az államnak megfizetni. Az áfa 70%-ából csak a céges használat arányában vonható le ténylegesen az áfa (tehát a 70%-ot kell arányositani, nem a 100%-ot).
b) Ha a tételes magánhasználatot áfásan továbbszámlázod és kifizetteted a magánszeméllyel, akkor ez közvetített szolgáltatás lesz, nincs fizetendő SZJA, EHO. Ha az értéke a számla 30%-át meghaladja, akkor a bejövő áfa 100%-a, egyébként csak a 70%-a levonható.